Como tornar as reuniões mais eficazes
A reunião é uma das ações com maior rendimento, ou seja, o tempo investido em seu planejamento e organização rende minutos preciosos, que ainda são multiplicados pelo número de participantes. No entanto, a falta de planejamento faz com que muitos a vejam como inúteis ou improdutivas.
O que acha de melhorar a eficiência das suas reuniões? Algumas dicas…
Como coordenador
Convide apenas as pessoas necessárias: quanto mais pessoas estiverem presentes, menos eficiente será a reunião, por isso pense bem quem irá convidar. Porém, se tiver que deixar algum funcionário de fora, explique para ele as razões e o mantenha informado sobre o que foi conversado. Dessa forma ele não se sentirá excluído.
Envie antecipadamente uma pauta para a reunião. Mesmo em reuniões externas, com clientes e fornecedores, faça uma pauta com os temas a serem tratados. Isso trará muito mais clareza e objetividade para o encontro.
A pauta é uma das principais ferramentas de uma reunião eficaz.
Pontual: para garantir a objetividade é essencial ter pulso firme para controlar os prazos. No início a equipe pode reclamar, mas com o tempo ela perceberá os benefícios da pontualidade.
Tempo máximo por reunião = 1h30: Após 90 minutos os integrantes começam a pensar no trabalho a ser feito, nos problemas domésticos, no cliente que ficaram de retornar, enfim, em tudo, menos na reunião. Por isso é mais eficaz interromper a reunião e deixar os pontos restantes (se a pauta for bem feita, eles serão de menos importância) para outro momento. Se for necessário continuar por mais tempo, faça um intervalo de 5-15 minutos para que cada um possa resolver suas questões. Experimente e você verá que o tempo investido nessa pausa renderá mais objetividade e, ao final, a reunião durará menos.
Retome os assuntos tratados ao final da reunião e lembre aos participantes de cada tema que foi informado, discutido e decidido. Isso ajuda a reduzir a sensação, muitas vezes errada, de inutilidade da reunião que as pessoas sentem.
Toda reunião deve terminar com o plano de ação.
Aproveite para agradecer a presença de cada um e reconhecer o esforço.
Depois da reunião, envie uma memória, que é um documento informal (não é uma ata!), apenas para lembrar o que foi conversado sobre os principais pontos. Isso ajudará a ganhar muito tempo nas reuniões futuras, além de reduzir a sensação de ineficácia do encontro.
Como participante:
Quem participa pode ajudar muito na eficácia de uma reunião. Primeiro, leia com atenção a pauta enviada e colete informações sobre os pontos a serem debatidos e decididos. Se não há uma pauta, busque informalmente saber dos principais assuntos a serem tratados e se prepare para eles.
Mantenha o foco e fale apenas para contribuir ao assunto tratado no momento. Aguarde chegar o ponto que lhe é de maior interesse.
Ajude o coordenador a manter o foco, pois garantir a objetividade e pontualidade não é tarefa fácil, nem deve ser feita apenas por uma pessoa.
