Líderes precisam saber como delegar tarefas do jeito certo. Afinal, é a delegação que vai tirar o líder do operacional e colocá-lo em seu verdadeiro lugar: o do trabalho estratégico e do desenvolvimento da sua equipe. Por isso, aprenda neste passo a passo como líderes podem delegar de forma eficaz e dicas do que não fazer na hora da delegação.
A importância de delegar tarefas
É comum que líderes acreditem que ninguém é capaz de realizar determinada tarefa tão bem ou tão rápido quanto eles. E isso é muito perigoso.
Uma pesquisa da Harvard Business Review revelou que profissionais passam 41% do tempo em atividades que poderiam ser delegadas para outras pessoas, impactando diretamente em sua produtividade diária. Ou seja, o líder fica sobrecarregado.
Não delegar tarefas também tem um impacto negativo nos colaboradores da empresa. Porque o funcionário espera realizar demandas que permitam seu desenvolvimento e crescimento profissional.
Mas aprender como delegar tarefas é importante para o líder por uma razão ainda mais simples: se você está trabalhando para fazer o processo funcionar, quem está trabalhando para a equipe crescer e bater as metas?
Aprenda como delegar tarefas de forma eficaz
A seguir, confira o passo a passo de como delegar tarefas de forma eficaz.
1. Saiba para quem delegar
Em primeiro lugar, observe o seu time e entenda quais são os pontos fortes e os pontos fracos de cada um. Escolher uma pessoa para realizar uma atividade específica não é uma tarefa fácil, por isso você precisa conhecer seus colaboradores e identificar os comportamentos e habilidades que está procurando.
2. Oriente o colaborador
Após escolher a pessoa certa, é hora de ensinar tudo que sabe sobre a tarefa a ser realizada. Por essa razão é tão importante manter os processos de todos os setores documentados e atualizados.
3. Preveja desafios
Lembre-se que cada pessoa tem um ritmo de aprendizado e adaptação. É perfeitamente normal que o colaborador fique inseguro sobre a nova demanda nos primeiros dias. Por isso,
faz parte do papel do líder antecipar quais desafios o funcionário pode enfrentar e entender o que ele, enquanto líder, pode fazer para ajudá-lo.
4. Acompanhe o processo
Delegar uma tarefa não significa se esquecer da existência dela.
O líder deve acompanhar cada passo do processo, principalmente no começo. Isso significa observar, avaliar, ficar por perto e verificar se o colaborador está mesmo apto para realizar a função, além de estar disponível para responder eventuais perguntas que podem aparecer. Manter-se disponível dará confiança ao funcionário.
5. Aplique o feedback
A parte mais importante da delegação é manter o funcionário ciente de que está ou não fazendo um bom trabalho. Para isso, utilize a ferramenta mais poderosa da liderança: o feedback.
Mas não esqueça que o feedback não é apenas construtivo. Se o colaborador está realizando a função perfeitamente, reconheça ele com um feedback positivo.
Como delegar tarefas que não sei fazer?
Você não precisa saber realizar todas as tarefas da sua empresa. Mas é essencial que você saiba delegar, até mesmo as demandas que você não sabe como fazer.
Uma das grandes preocupações dos líderes é a seguinte: como vou delegar ou contratar alguém para realizar uma tarefa que nem eu sei fazer? Em primeiro lugar, não invente a roda. Para entender melhor sobre uma demanda ou área específica, pesquise como outras empresas tratam essa demanda ou área. E então, faça benchmarkings.
Benchmarking nada mais é do que uma visita técnica, que pode ser feita tanto presencialmente quanto online. É o que permite que você aprenda as boas práticas de mercado e adapte para o seu negócio.
O que não fazer ao delegar tarefas
Existem erros frequentes que líderes cometem na hora de delegar atividades. Confira sobre alguns desses erros abaixo para saber como evitá-los:
1. Delargar ao invés de delegar
Não acompanhar o progresso do colaborador com a tarefa é ato sério de negligência. A palavra delargar foi inventada justamente para nomear essa situação: quando o líder acredita que está “delegando” uma tarefa para o colaborador, mas acaba largando uma demanda no colo de alguém despreparado.
Delargar significa empurrar uma atividade para alguém e não se dá ao trabalho de verificar se a pessoa está conseguindo executar a tarefa. Essa não é a atitude de um bom líder.
2. Fazer microgerenciamento
Ao contrário de delargar, microgerenciar significa acompanhar tão de perto o que está sendo feito que o colaborador acaba perdendo a confiança em seu próprio trabalho.
Com a delegação, vem a confiança que seu funcionário está suficientemente capacitado para executar aquela demanda. Líderes que não confiam no time, tendem a ser centralizadores e podem acabar pressionando os funcionários para fazerem do jeito que ele quer, ao invés de permitir que encontrem a melhor maneira de entregar a tarefa.
3. Não dar feedback
Outro erro que vai colocar em risco o resultado da sua equipe: não dar feedback aos colaboradores. Afinal, qualquer pessoa que esteja executando uma tarefa quer saber como está se saindo. Portanto, é papel líder avaliar e fazer alinhamento com o funcionário, para que ele saiba se está ou não no caminho certo.
Delegar tarefas é diferente de transferir responsabilidade?
Sim.
Quando você delega uma tarefa, você está permitindo que a outra pessoa realize a demanda da maneira dela. Mas a responsabilidade pela tarefa em si continua sendo sua.
E essa é a grande diferença entre delegar e delargar. Quem delega uma tarefa explica, acompanha e dá feedback. Já quem delarga uma demanda simplesmente transfere toda a responsabilidade para outra pessoa e ainda procura por culpados quando o resultado não é atingido.
Por isso, lembre-se:
Você deve delegar a tarefa, não a responsabilidade.
