Por que Fazer a Reunião 1 a 1?

A reunião One-on-One (1 a 1) é, basicamente, um momento de troca de informações. No entanto, o seu valor reside na sua natureza particular e privada, realizada apenas entre o colaborador e seu líder/gestor direto.

Esse ambiente seguro e confidencial permite que as informações fluam livremente. Com a frequência dessas reuniões, o colaborador ganha confiança para abordar pautas cruciais:

O Colaborador Pode Compartilhar:

• Como se sente em relação ao líder/gestor.
• Quais são os impedimentos ou problemas que atrapalham a execução de suas tarefas.
• Sugestões de como melhorar seu próprio trabalho e processos.

Este é um dos poucos momentos com total abertura para o colaborador se expressar sobre essas e outras pautas.

O Líder/Gestor Pode Trabalhar:

• Feedback construtivo e direcionado.
• Desenvolvimento e capacitação do colaborador.
• Alinhamento de expectativas (o que o liderado espera do líder).
• Fortalecimento de toda a Cultura da Empresa.

As reuniões 1 a 1 são, portanto, uma forma poderosa de fortalecer a Cultura da sua empresa, afinal, a cultura é o jeito que as pessoas vivem o dia a dia do seu negócio.

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O Que é Preciso para Começar a Fazer Reuniões 1 a 1?

Vamos para a prática! Implementar esse ritual de gestão exige foco e organização.

Dica 1: Comece com um Objetivo e uma Pauta Definida

Para que a reunião seja realmente produtiva, é preciso definir o objetivo dela, seja ele:

• Orientação de desempenho.
• Alinhamento de expectativas.
• Resolução de um problema específico.

Preparação da Pauta:

1. Peça ao Colaborador para Preparar a Pauta: Para envolvê-lo e fazê-lo entender a importância da ferramenta, solicite que ele prepare os tópicos que deseja abordar.
2. Prazo de Envio: Peça que ele envie a pauta até um dia antes da reunião.
3. Mantenha o Foco: Siga a pauta que o colaborador identificou como prioritária e use perguntas para guiar a conversa, mantendo o foco no objetivo definido.

Dica 2: Estabeleça o Tempo da Reunião

O foco é de extrema importância, e uma das melhores maneiras de mantê-lo é estabelecer um tempo fixo.

• Você pode definir, por exemplo, que a reunião terá a duração máxima de 1 hora.

Estabelecendo Limites:

• A reunião não poderá passar do tempo estabelecido.
• Poderá durar menos tempo, desde que o objetivo seja concluído.
• Qualquer imprevisto que atrapalhe o horário deve ser comunicado ao outro com antecedência (ex: 1 dia antes).

Ao estabelecer e respeitar esses limites, você aumenta as chances de que o objetivo da reunião seja atingido e demonstra respeito pelo tempo de todos.

Dica 3: Termine com um Plano de Ação

Assim como é crucial começar com um objetivo, é essencial terminar a reunião com um Plano de Ação claro.

O plano de ação serve para guiar o caminho do colaborador, fornecendo passos concretos para:

• Resolver um problema abordado na pauta.
• Desenvolver habilidades e competências.
• Melhorar seu desempenho em tarefas específicas.

Acompanhamento e Continuidade:

• Faça Anotações: Mantenha um registro em um documento ou planilha com a data, o nome da pessoa e os pontos discutidos.
• Revisite o Histórico: Momentos antes da próxima 1 a 1, verifique as anotações anteriores.

Dessa forma, você consegue dar sequência no desenvolvimento do colaborador e garantir que as ações combinadas sejam realmente executadas.