Então, bora falar sobre um tema de extrema importância para o seu negócio: processos empresariais.

Entenda o que são e conheça alguns exemplos de processos empresariais e dicas para implementá-los.

Boa leitura!

O que são processos empresariais?

Os processos empresariais são o conjunto de atividades relacionadas, desenvolvidas cotidianamente na empresa para entregar valor para os clientes.

Para ser considerado um processo empresarial, a atividade precisa apresentar algumas características. As principais são as seguintes:

• Tarefas contínuas e repetitivas;
• Atividades feitas em diferentes etapas com um fluxo sequencial predefinido;
• Atingir determinado objetivo quando o fluxo for concluído.

Em suma, um processo empresarial é tudo aquilo que transforma um conceito de ENTRADA , como uma matéria-prima ou uma ideia, em SAÍDA, como o serviço ou produto comercializado para o cliente.

A importância dos processos empresariais

Para mais clareza, os processos empresariais estipulam a sequência na qual as atividades devem prosseguir e servem de norte para o trabalho ser executado.

São os processos que possibilitam o funcionamento do negócio de forma organizada, com participação direta de todos os elementos que os compõem, como os colaboradores, equipamentos, práticas e informações.

Quais são os principais tipos de processos empresariais?

Existem diferentes tipos de processos empresariais, com objetivos e níveis de relevância diferentes, classificados em 3 grandes grupos:

• Críticos ou essenciais,
• De suporte ou apoio;
• De gestão ou gerenciais.

Críticos ou essenciais

Neste primeiro grupo, de críticos ou essenciais, alocam-se as atividades fundamentais para que a empresa atinja seu objetivo, mais relevantes, já que agregam valor, com ligação direta com os clientes.

Entre os principais exemplos de processo estão os de produção, desenvolvimento de produtos e marketing.

De suporte ou apoio

Já os processos de suporte ou de apoio não se relacionam diretamente com o público e não agregam valor aos clientes, mas, sim, aos procedimentos que a empresa desenvolve internamente, contribuindo para facilitar e otimizar a execução dos processos essenciais.

Sendo assim, também são considerados cruciais para o bom andamento de todo o fluxo de valor da empresa.

Alguns exemplos para esses processos são os de gerenciamento de RH e gestão de estoque, Compras, TI.

De gestão ou gerenciais

Por fim,  os processos gerenciais, ou de gestão. Assim como nos processos do grupo anterior, o objetivo é dar suporte aos demais.

No entanto, aqui, a intenção é monitorar e medir os demais processos, coordenando as ações de suporte e essenciais, identificando os gargalos e definindo melhorias para que as demandas do negócio sejam mais eficazes.

Como exemplo, governança organizacional, gestão de performance e, inclusive, gestão estratégica do negócio.

Exemplos de processos empresariais

Para aprofundarmos mais no tema, conheceremos mais alguns exemplos dos processos empresariais mais comuns e aplicados nos negócios atualmente.

Processo de compras

O foco é adquirir recursos para o negócio, e abrange diversas etapas, desde a escolha de fornecedores até a definição de prazos e cotação de custos.

Recrutamento de colaboradores

Mais um processo muito comum é o de recrutamento de profissionais, que envolve análise dos perfis dos candidatos, entrevista e recrutamento.

Processo de vendas

A maioria das empresas utiliza um processo de vendas. Nesse sentido, precisa ser implementado com um fluxo bem organizado e etapas preestabelecidas.

Além disso, para alcançar os resultados esperados, é preciso que esse processo seja documentado.

Dessa forma, o acesso às etapas será facilitado a toda a equipe de vendas.

Como aplicar processos empresariais?

Entendendo o que são processos empresariais, é hora de conferir algumas dicas de como aplicá-los.

• Estabeleça as funções: defina a função do colaborador em cada fluxo de um processo;
• Acompanhe o fluxo: acompanhe o fluxo de trabalho, tanto de entrada (tarefas a serem executadas) quanto de saída (resultados das tarefas). Isso é importante para monitorar o progresso dos projetos;
• Otimize os processos: invista em sistemas de automação, a fim de que as tarefas sejam facilitadas e realizadas com mais agilidade;
• Registre os procedimentos: documente as etapas do fluxo para servir de guia de boas práticas a todos os colaboradores;
• Monitore e ajuste: sempre monitore todos os processos e faça os ajustes necessários para torná-los ainda mais eficientes.

Assim, certifique-se de que os seus processos empresariais estão bem estruturados, siga as dicas mencionadas e os mantenha com o máximo potencial de resultados.

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Gestão de projetos é a união de várias práticas e técnicas onde há o planejamento, a execução, o monitoramento dos planos e planejamentos que vão acontecer dentro de uma empresa.

É nesse momento que várias questões em comum acontecem, como:

• Criação e detalhamento de todo o escopo;
• Regulamentação dos recursos humanos, dos materiais, estoque e financeiro;
• Criação de um cronograma;
• Registro de todos os custos do negócio;
• Monitoramento e acompanhamento de problemas relacionados ao projeto.

Tudo isso tem como principal intenção com que um resultado único e com saldo positivo seja entregue ao cliente final que consome o seu produto ou serviço.

Assim, as decisões relacionadas também são tomadas com estratégias, técnicas efetivas e pessoas preparadas para os passos instaurados no projeto.

5 indicadores que indicam a importância da gestão de projetos para uma empresa

Existem 5 indicadores que mostram qual é a real importância da gestão de projetos dentro de uma companhia. Quer saber quais são eles?

Confira abaixo e comece a acompanhar mais sobre cada um deles dentro de seu negócio.

1. Índice de qualidade das entregas

Que tal começar a avaliar qual é a qualidade de entrega que o produto ou serviço em questão está sendo enviado ao comprador?

Você pode realizar esse acompanhamento por meio de uma pesquisa designada aos consumidores, por uma avaliação interna dos produtos, além de analisar o tempo de envio e de contato com o cliente final.

Tudo isso será essencial para manter o padrão dos itens e assim, evitar problemas de devolução ou reclamação dos clientes.

2. Índice de produtividade

Como está o índice de produtividade dos seus colaboradores?

É esse cálculo que te mostra mais sobre a qualidade de produção dos seus trabalhadores, qual a criatividade para novas ideias e também o engajamento do seu time.

Para compreender com precisão a quantidade de produção dos itens disponibilizados pela sua empresa, é preciso registrar a média gerada dentro de certo período, comparando-a com os que estão por vir.

3. Engajamento da equipe

O quanto a sua equipe está realmente interessada em entregar resultados e melhorias para o seu negócio?

Você deve estar atento em como há realmente o interesse por parte dos trabalhadores de entregar os resultados e novas possibilidades em sua companhia.

Para isso, vale a pena observar:

• Número dos indicadores avaliados;
• Clima organizacional;
• Satisfação dos envolvidos com os projetos aplicados;
• Integração da equipe com as metas e objetivos criados.

Tudo isso te ajudará a compreender mais sobre o que está acontecendo dentro do setor em questão, assim como avaliar o que os trabalhadores estão sentindo em sua companhia.

4. Satisfação dos clientes

Você tem verificado como está a satisfação dos seus clientes em relação ao produto ou serviço obtido?

Por isso, faça pesquisas pós compra, entre em contato para saber a opinião diante do que foi adquirido, envie um formulário de sugestão do que pode melhorar e esteja sempre à disposição.

5. Faturamento

Por fim, porém, nem um pouco menos importante, o faturamento demonstra muito sobre se os projetos que estão em andamento são positivos, estão em decadência ou em uma constante.

Assim, observe de forma atenta os resultados de sua empresa, saiba entender o faturamento de sua companhia e mudar a rota quando for preciso alcançar resultados diferenciados.

Quem faz a gestão de projetos da empresa?

A pessoa que faz a gestão de projetos dentro da empresa pode ser tanto o próprio comandante, o líder de cada setor ou uma pessoa específica dentro do time, fiscalizando e acompanhando os resultados.

É importante que sempre seja o mesmo indivíduo que fará essa vistoria, observando com cuidado o que precisa ser modificado ou continuado diante dos processos.

Como fazer gestão de projetos da empresa?

Quer saber como realizar a gestão de projetos dentro de sua empresa de forma correta e sem demais problemas?

Definir metas e objetivos

Para que você comece uma nova ação dentro de sua empresa, é importante saber definir metas e objetivos precisos para que sua equipe tenha o que acompanhar e seguir diante dos desafios do dia a dia.

Mas, para isso, é preciso saber aplicar as metas condizentes com o seu negócio e que possam ser alcançadas, da mesma forma que precisam ser desafiadoras!

Definir cronograma de tarefas

Agora que você já possui as metas que serão traçadas, é o momento de definir um cronograma de tarefas que precisam ser executadas, levando assim ao resultado final esperado.

Tudo isso ajudará com que os colaboradores saibam o que fazer sem demais problemas, possam ser autogerenciáveis dentro da companhia e visualizar melhorias ou implementações nos processos.

Delegar tarefas respeitando a estrutura organizacional 

Além dos pontos citados anteriormente, é essencial que as tarefas que sejam delegadas respeitem a estrutura aplicada dentro do negócio.

Assim, tenha um organograma bem definido para que possa especificar até onde o indivíduo pode chegar, quando estará interferindo na tarefa do colega e quais são suas as atividades específicas.

Acompanhar indicadores

Como já citado anteriormente, é preciso que sua empresa saiba quais são os indicadores que serão acompanhados com o passar do tempo.

Assim, deve-se determinar quem será a pessoa que fará essa fiscalização e vistoria de tempos em tempos, mudando a rota quando necessário, passando feedback para os envolvidos e mantendo o caminho sempre em ordem.

Fazer alinhamentos estratégicos

Assim como os pontos abordados anteriormente, é preciso realizar os alinhamentos estratégicos condizentes com todo o time e pessoas envolvidas nos processos da companhia.

Além disso, isso também demonstra a importância e o valor que a empresa dá aos funcionários em questão, engajando cada vez mais os envolvidos e também suas equipes.

Otimizar os processos 

Com o passar do tempo e da convivência com os processos instaurados no negócio, é natural que os colaboradores e os times comecem a avaliar e modificar os processos existentes.

Tudo isso ajudará com que sua empresa sempre vá em frente com novas aplicações, novas regras e aplicando reinvenções em vários setores, ações do dia a dia e até mesmo no produto vendido.

Analisar resultados

Assim como você está fazendo o acompanhamento dos indicadores citados anteriormente, é preciso verificar os resultados que estão sendo angariados.

Estão sendo positivos? Negativos? Dá para melhorar? Tudo isso precisa estar na visão do responsável pelos números, orientando e modificando quando preciso o que a companhia está executando.

Fazer o encerramento

A meta foi alcançada e finalizada por parte de toda a equipe? É preciso que o encerramento também seja feito!

Assim, você deve chamar todos os envolvidos nos resultados, ressaltando o devido prestígio, além de realizar as corretas homenagens e bonificações quando preciso.

Sua equipe deve se sentir valorizada quando as metas são atingidas diante de tanto esforço, portanto, não hesite em rasgar elogios e demonstrar o quanto a companhia é grata pelo empenho aplicado!

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De maneira simples e clara, ter uma visão sistêmica nada mais é que ter a capacidade de ver o cenário completo, analisando todos os agentes e situações que o compõe.

Isso acontece porque estamos olhando apenas para o nosso departamento, nosso conhecimento se restringe  a nossa área de atuação, não enxergamos o quanto nossas ações podem afetar  o todo.

E isso leva as pessoas  a tomarem decisões sem entender  o efeito delas sobre os demais e sobre o negócio, resultando muitas vezes em perdas, retrabalhos e improdutividade.

Mas essa forma plural de enxergar as coisas não é primordial somente para as lideranças. É importante que seja estimulada e trabalhada entre todos os colaboradores, não importa qual seja o seu cargo.

As lideranças entendem que contar com colaboradores assim pode significar um salto de qualidade nos resultados alcançados pelo negócio.

Mas você líder não tem culpa disso, pois ninguém consegue ser o olho que tudo vê. E não há nada de errado nisso.

Quero lhe dizer que tem um passo a passo para desenvolver essa competência, deixo aqui algumas dicas…

– Conheça o seu negócio

– Saiba como funciona cada setor – Entenda os objetivos da empresa

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Porque não adianta só você dedicar tempo e energia para criar os processos…

E não acompanhar se cada um deles está funcionando da maneira que deveria.

Um colaborador, quando tem alguma dúvida sobre o processo, precisa encontrar a resposta da maneira mais rápida e simples possível.

E como fazer isso?

Documentando todos os processos.

Você pode documentar os processos da maneira que quiser:

• Escrevendo
• Desenhando
• Em vídeo…

A forma como você faz a documentação é o que menos importa.

Porque o importante é explicar o passo-a-passo do processo…

E colocar em um lugar que toda a sua equipe tenha acesso.

Por exemplo:

• SharedPoint;
• Google Drive;
• E qualquer outra ferramenta que faça sentido para você, sua equipe e a empresa.

Assim, quando alguém tiver qualquer dúvida…

Terá acesso ao jeito correto de fazer as coisas.

A organização de processos deve ser parte da rotina

Um processo eficiente é aquele que qualquer pessoa pode seguir…

E atingir resultados extraordinários!

Então, processo eficiente é processo simples.

E é sempre bom lembrar:

Processo não é uma coisa estática…

É uma coisa viva. 

Isso significa que:

Ao longo do tempo, as coisas vão mudando…

E as pessoas passam a executar os processos de maneira diferente.

No entanto, um os maiores erros das empresas é mudar os processos e não atualizar a documentação.

E é exatamente por isso que a organização de processos é tão essencial.

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Você sabia disso?

Muitos empresários não entendem como ter um macroprocesso é fundamental para que a empresa tenha sucesso.

Por isso eu vim aqui escrever sobre esse assunto…

Espero que esse post te traga mais clareza e te inspire a dar os próximos passos para profissionalizar cada vez mais o seu negócio.

Vamos lá!

O que é o macroprocesso da empresa?

Em primeiro lugar, vamos entender melhor o que é o macroprocesso.

Macroprocesso é o conjunto de tarefas e processos que juntos são fundamentais para atingir os objetivos estratégicos da empresa.

Então, dentro do macroprocesso, você vai ter os processos essenciais.

Ou seja, são esses processos que vão garantir a entrega dos resultados da sua empresa.

E a partir disso, você vai começar a criar uma cultura de processo.

Cultura de Processos

Quando você começa a vivenciar uma cultura de processos, existem três elementos básicos que você precisa entender:

• O gestor vai definir a estratégia;
• Um supervisor vai implantar os processos e garantir que todos sejam executados;
• E as pessoas que trabalham na operação vão ser educadas para usar o processo.

Agora você pode estar se perguntando:

“Mas o que acontece quando alguma coisa dá errado?”

Toda vez que algo fora do comum acontece, quem executa o processo deve comunicar a supervisão.

Por exemplo:

Se alguém não seguiu o processo corretamente, é preciso registrar essa anomalia e avisar a supervisão.

Mas o que a supervisão vai fazer?

Primeiramente, vai entender o que aconteceu.

Então, se for o caso, vai treinar adequadamente o colaborador.

Porém, se a supervisão achar que é necessário, também pode reavaliar o processo.

Ou seja, vai analisar as melhorias, implantar o que for necessário e treinar todos os colaboradores novamente.

É por isso que isso precisa se tornar uma cultura.

Uma cultura das pessoas seguirem todos os processos.

Além disso, não podemos esquecer do último passo:

A validação do processo.

Como fazer isso?

É simples, você precisa desenvolver um processo de auditoria.

Por exemplo:

Ter  um processo de auditoria que pode ocorrer de 6 em 6 meses.

É uma auditoria interna, o que significa que treinamos alguns funcionários para realizar essa tarefa.

E esses funcionários vão checar se os processos estão sendo executados corretamente ou não.

Sim, empresário…

A qualidade pode sair caro, pode aumentar seu custo.

Mas se você quer profissionalizar sua empresa, você precisa de processos que funcionem.

E fazendo auditorias de tempos em tempos você garante que os processos estão funcionando.

Assim você também garante que o processo está vivo dentro da sua empresa.

Se você precisar de ajuda com a GESTÃO da sua empresa, fale comigo agora mesmo.

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Isso eu ouço com frequência de meus clientes donos de empresas..

E por que  isso acontece? Porque o dono de empresa/o líder  acredita que só ele sabe fazer, pois fazia tudo desde o início da empresa.  Não consegue delegar pois não tem processos definidos e pessoas capacitadas.  Existe também  inconscientemente um apego.

Mas não se preocupe pois essa situação é mais comum do que você imagina e não precisa se sentir culpado pois desconhece como estruturar processos e delegar atividades; pois precisa atuar nas prioridades do dia-a-dia da empresa.

Porém essa situação, por mais que a empresa esteja indo bem, dificilmente vai leva-la para outro patamar, pois o empresário não consegue atuar na estratégia, e sua saúde vai piorar cada vez mais.

O primeiro passo que oriento meus clientes é:

 Focar em 2 coisas:  PROCESSOS E PESSOAS

É entender que delegar é de extrema importância, saber o que pode delegar é libertador, pois não precisa perguntar tudo à você.

Comece estruturando os processos, defina quantos processos sua empresa tem para que possa entregar o produto /serviço ao cliente.

Depois que definiu comece a mapear esses processos, pode ser através de um fluxograma ou dissertativo. Colocando cada atividade do processo numa sequência que deve acontecer e verificando onde em cada atividade você precisa inserir um Controle, um Indicador; para saber se o Processo vai bem.

E muito importante, quando estiver mapeando, vá questionando se tais atividades agregam valor, se não elimine-as. 

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